ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΝΟΜΟΣ ΚΥΚΛΑΔΩΝ
ΔΗΜΟΣ ΠΑΡΟΥ
ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΥΠΟΥ
ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ
ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ
Παροχή υπηρεσιών ζωντανής μετάδοσης, καταγραφής και αρχειοθέτησης συνεδριάσεων
Δημοτικού Συμβουλίου και Δημοτικής Επιτροπής Δήμου Πάρου
1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ
Ο Δήμος Πάρου προτίθεται να αναθέσει την ολοκληρωμένη τεχνική παραγωγή, ζωντανή διαδικτυακή μετάδοση (livestreaming), καταγραφή και ψηφιακή αρχειοθέτηση των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου Πάρου και της Δημοτικής Επιτροπής Δήμου Πάρου.
Η υπηρεσία αφορά τις τακτικές, ειδικές και έκτακτες συνεδριάσεις των ανωτέρω οργάνων κατά τη διάρκεια της σύμβασης.
· Περίπου 25 συνεδριάσεις Δημοτικού Συμβουλίου ανά δωδεκάμηνο.
· Περίπου 25 συνεδριάσεις Δημοτικής Επιτροπής ανά δωδεκάμηνο.
Ο συνολικός εκτιμώμενος αριθμός ανέρχεται σε περίπου 50 συνεδριάσεις ανά δωδεκάμηνο. Ο αριθμός είναι ενδεικτικός και η αμοιβή υπολογίζεται βάσει των συνεδριάσεων που πράγματι πραγματοποιούνται και καλύπτονται.
2. ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ
| Α/Α | Απαίτηση | Ελάχιστη υποχρεωτική προδιαγραφή |
| 1 | Κάμερες | Τουλάχιστον 3 ταυτόχρονα λειτουργούσες κάμερες |
| 2 | Ανάλυση εικόνας | Full HD 1920×1080 |
| 3 | Παραγωγή | Ενεργή εναλλαγή πλάνων κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης |
| 4 | Κάλυψη | Γενικό πλάνο, Προεδρείο και κάλυψη εκάστοτε ομιλητή |
| 5 | Ήχος | Απευθείας λήψη από το μικροφωνικό/ηχητικό σύστημα του Δήμου |
| 6 | Πλατφόρμα | Επίσημο κανάλι YouTube του Δήμου Πάρου |
| 7 | Live Streaming | Συνεχής ζωντανή μετάδοση της συνεδρίασης |
| 8 | Τοπική καταγραφή | Πλήρης καταγραφή ανεξάρτητα από τη σύνδεση Internet |
| 9 | Backup | Εφεδρική δυνατότητα για κρίσιμο εξοπλισμό και καταγραφή |
| 10 | Τεχνικό προσωπικό | Παρουσία καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης |
| 11 | Αρχείο | Διατήρηση των μεταδόσεων στο επίσημο κανάλι του Δήμου |
| 12 | Αρχειοθέτηση | Τίτλος, ημερομηνία, όργανο συνεδρίασης και timestamps ανά θέμα |
| 13 | Παράδοση αρχείων | Video και αυτοτελές αρχείο ήχου στον Δήμο, εφόσον ζητηθεί |
| 14 | Κινητές συσκευές | Παρακολούθηση από Η/Υ, tablet και smartphone |
| 15 | Έκτακτες συνεδριάσεις | Υποχρεωτική δυνατότητα κάλυψης |
| 16 | Χρόνος ανταπόκρισης | Μέγιστος χρόνος πλήρους επιχειρησιακής ετοιμότητας: 4 ώρες |
Όλες οι παραπάνω απαιτήσεις είναι υποχρεωτικές. Η μη συμμόρφωση με οποιαδήποτε από αυτές καθιστά την προσφορά τεχνικά μη αποδεκτή.
3. ΠΟΛΥΚΑΜΕΡΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ
Η υπηρεσία αφορά ολοκληρωμένη πολυκάμερη παραγωγή και όχι απλή στατική βιντεοσκόπηση ή μετάδοση από μία κάμερα. Θα χρησιμοποιούνται τουλάχιστον τρεις (3) κάμερες για γενικό πλάνο, Προεδρείο και κάλυψη του εκάστοτε ομιλητή. Καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης θα πραγματοποιείται ενεργή εναλλαγή πλάνων από χειριστή παραγωγής.
Ο ανάδοχος διαθέτει με δική του ευθύνη όλο τον απαιτούμενο εξοπλισμό παραγωγής, μετάδοσης, καταγραφής και διαχείρισης ήχου.
4. ΕΠΙΣΗΜΟ ΚΑΝΑΛΙ YOUTUBE ΔΗΜΟΥ ΠΑΡΟΥ
Οι ζωντανές μεταδόσεις θα πραγματοποιούνται μέσω επίσημου καναλιού YouTube του Δήμου Πάρου. Το κανάλι, οι λογαριασμοί διαχείρισης και το ψηφιακό αρχείο των συνεδριάσεων θα ανήκουν και θα παραμένουν υπό τον αποκλειστικό έλεγχο του Δήμου Πάρου.
Δεν επιτρέπεται η αποκλειστική μετάδοση ή αρχειοθέτηση των συνεδριάσεων σε λογαριασμό που ανήκει στον ανάδοχο ή σε τρίτο. Οι μεταδόσεις θα μπορούν παράλληλα να ενσωματώνονται στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου.
5. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ – BACKUP – ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ
Παράλληλα με το livestreaming θα πραγματοποιείται υποχρεωτικά πλήρης τοπική καταγραφή της συνεδρίασης, η οποία θα συνεχίζεται ανεξάρτητα από τυχόν προσωρινή διακοπή της σύνδεσης στο Internet.
Ο ανάδοχος θα διαθέτει εφεδρική δυνατότητα για κρίσιμο εξοπλισμό. Μετά το πέρας κάθε συνεδρίασης, το βίντεο θα παραμένει διαθέσιμο στο επίσημο κανάλι του Δήμου και θα αρχειοθετείται τουλάχιστον με ημερομηνία, όργανο, τίτλο συνεδρίασης, θέματα ημερήσιας διάταξης και timestamps ανά θέμα.
Εφόσον ζητηθεί, ο ανάδοχος παραδίδει στον Δήμο αντίγραφο του αρχείου video και αυτοτελές αρχείο ήχου σε κοινώς χρησιμοποιούμενη ψηφιακή μορφή.
6. ΧΡΟΝΟΣ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΣΗΣ – ΕΚΤΑΚΤΕΣ ΑΝΑΓΚΕΣ
Ο ανάδοχος πρέπει να διαθέτει αποδεδειγμένη επιχειρησιακή δυνατότητα άμεσης τεχνικής παρουσίας στην Πάρο.
Μέγιστος χρόνος πλήρους επιχειρησιακής ετοιμότητας: τέσσερις (4) ώρες από την ειδοποίηση του Δήμου.
Ως πλήρης επιχειρησιακή ετοιμότητα νοείται η παρουσία στον χώρο του απαιτούμενου τεχνικού προσωπικού και εξοπλισμού, η ολοκλήρωση της εγκατάστασης και η δυνατότητα έναρξης της παραγωγής. Ο υποψήφιος υποχρεούται να περιγράψει συνοπτικά στην τεχνική προσφορά τον τρόπο με τον οποίο εξασφαλίζει την τήρηση του ανωτέρω χρόνου ανταπόκρισης.
7. ΠΟΙΟΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ
Η υπηρεσία θεωρείται πλήρως εκτελεσμένη όταν έχουν χρησιμοποιηθεί τουλάχιστον τρεις (3) κάμερες, έχει πραγματοποιηθεί ενεργή εναλλαγή πλάνων, έχει μεταδοθεί το σύνολο της συνεδρίασης, εικόνα και ήχος είναι καθαρά και συγχρονισμένα, έχει πραγματοποιηθεί πλήρης τοπική καταγραφή και το αρχείο έχει αναρτηθεί και αρχειοθετηθεί σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές.
8. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ
Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε δώδεκα (12) μήνες από την υπογραφή της. Δύναται να προβλεφθεί δικαίωμα προαίρεσης παράτασης έως δώδεκα (12) επιπλέον μήνες, με τους ίδιους τεχνικούς και οικονομικούς όρους, εφόσον αυτό προβλέπεται στα έγγραφα της σύμβασης και επιτρέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία.
9. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ
Για την εξασφάλιση της συγκρισιμότητας των προσφορών, η οικονομική προσφορά θα υποβάλλεται ανά συνεδρίαση.
| Τιμή ανά συνεδρίαση χωρίς ΦΠΑ | …………………… € |
| ΦΠΑ | …………………… € |
| Τελική τιμή ανά συνεδρίαση | …………………… € |
Για τον υπολογισμό της ενδεικτικής ετήσιας αξίας της προσφοράς χρησιμοποιείται ο εκτιμώμενος αριθμός των 50 συνεδριάσεων ανά δωδεκάμηνο. Στην τιμή περιλαμβάνονται όλες οι δαπάνες εξοπλισμού, τεχνικού προσωπικού, μετακινήσεων, εγκατάστασης, παραγωγής, μετάδοσης, καταγραφής, αρχειοθέτησης και τεχνικής υποστήριξης.
Δεν επιτρέπεται πρόσθετη χρέωση λόγω διάρκειας της συνεδρίασης.
10. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ
Πρώτο στάδιο αποτελεί ο έλεγχος συμμόρφωσης με τις υποχρεωτικές τεχνικές προδιαγραφές. Προσφορά που δεν καλύπτει οποιαδήποτε από τις υποχρεωτικές απαιτήσεις απορρίπτεται ως τεχνικά μη αποδεκτή.
Για τις τεχνικά αποδεκτές προσφορές αξιολογούνται, σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης, η αποδεδειγμένη ποιότητα προηγούμενων αντίστοιχων παραγωγών, η τεχνική και επιχειρησιακή επάρκεια, ο πραγματικός χρόνος ανταπόκρισης για έκτακτες ανάγκες, η αξιοπιστία της προτεινόμενης τεχνικής λύσης και η οικονομική προσφορά.
ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ
| Κρίσιμη απαίτηση | Απαίτηση Δήμου | Δήλωση υποψηφίου |
| 3 κάμερες | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Full HD 1920×1080 | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Ενεργή πολυκάμερη παραγωγή | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Λήψη ήχου από σύστημα Δήμου | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Επίσημο YouTube Δήμου | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Τοπική καταγραφή | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Backup | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Κάλυψη έκτακτων συνεδριάσεων | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| Ετοιμότητα ≤ 4 ώρες | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
| 3 δείγματα προηγούμενης εργασίας | Υποχρεωτική | ΝΑΙ / ΟΧΙ |
11. ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
Οι προσφορές θα πρέπει να κατατεθούν μέχρι και 16 Οκτωβρίου 2026 και ώρα 15:00 στο πρωτόκολλο του Δήμου Πάρου σε κλεισμένο φάκελο, με εμφανή τα στοιχεία του Αποστολέα και με την ΕΝΔΕΙΞΗ « ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ για την Παροχή υπηρεσιών ζωντανής μετάδοσης, καταγραφής και αρχειοθέτησης συνεδριάσεων Δημοτικού Συμβουλίου και Δημοτικής Επιτροπής Δήμου Πάρου.»
Επωνυμία: ……………………………………………………………………………
Ονοματεπώνυμο: ……………………………………………………………………
Ημερομηνία: ………………………………… Υπογραφή / Σφραγίδα: ………………………………..